Effektive Vorbereitung auf Eigentümerversammlungen

Drei Stunden im Nebenzimmer, zwei Beschlüsse, und der wichtigste Punkt wird vertagt, weil das dritte Angebot fehlt: So verlaufen viele Eigentümerversammlungen. Das liegt selten an den Menschen im Raum. Es liegt an der Vorbereitung. Was in der Versammlung beschlossen werden kann, entscheidet sich mit der Einladung.

Die Spielregeln seit der WEG-Reform

Seit der WEG-Reform 2020 gelten einige Regeln, die in älteren Ratgebern noch anders stehen:

• Einberufung: Die Verwaltung beruft die Versammlung mindestens einmal im Jahr ein (§ 24 WEG). Verlangt mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer in Textform eine Versammlung und nennt Zweck und Gründe, muss die Verwaltung ebenfalls einladen.
• Form und Frist: Die Einladung erfolgt in Textform, also zum Beispiel auch per E-Mail. Die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, außer in Fällen besonderer Dringlichkeit. Die früher übliche Frist von zwei Wochen ist überholt.
• Beschlussfähigkeit: Jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung ist beschlussfähig, unabhängig davon, wie viele Eigentümer kommen. Das frühere Quorum und die Wiederholungsversammlung sind entfallen. Manche ältere Gemeinschaftsordnung enthält noch eigene Regeln dazu. Ob sie weiter gelten, hängt vom Einzelfall ab.
• Mehrheit: Beschlüsse fallen in der Regel mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Für einige Beschlüsse sieht das Gesetz höhere Mehrheiten vor, und die Gemeinschaftsordnung kann regeln, wie die Stimmen gezählt werden.
• Nur Angekündigtes: Ein Beschluss ist nur gültig, wenn der Gegenstand in der Einladung bezeichnet war. Was nicht auf der Tagesordnung steht, kann besprochen, aber nicht beschlossen werden.

Die Tagesordnung ist die halbe Versammlung

Eine gute Tagesordnung ist konkret. „Sonstiges“ oder „Dach“ als Tagesordnungspunkt hilft niemandem, weil darunter nichts Verbindliches beschlossen werden kann. Besser: „Beschluss über die Sanierung der Dachentwässerung auf Grundlage der vorliegenden Angebote“.

Bewährt hat sich, zu jedem Punkt, über den abgestimmt werden soll, bereits einen ausformulierten Beschlussantrag mitzuschicken. Er sollte beantworten:

• Was genau beschlossen wird, mit Umfang und Leistung.
• Wer beauftragt wird, oder nach welchem Kriterium die Verwaltung aus den Angeboten auswählt.
• Was es kostet und woraus es bezahlt wird: aus der Erhaltungsrücklage, über eine Sonderumlage oder das laufende Hausgeld.
• Wie verteilt wird, wenn vom üblichen Kostenschlüssel abgewichen werden soll.

Eigentümer können sich wünschen, dass ein Thema auf die Tagesordnung kommt. Das geht am einfachsten, wenn der Wunsch rechtzeitig vor dem Versand der Einladung bei der Verwaltung oder beim Beirat liegt, am besten gleich mit einem Entwurf für den Beschlussantrag.

Die Unterlagen, die dazugehören

Wer ohne Unterlagen abstimmen soll, stimmt mit Bauchgefühl ab. Mit der Einladung oder spätestens mit ausreichendem Vorlauf sollten die Eigentümer bekommen:

• Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, wenn darüber beschlossen wird, dazu den Vermögensbericht. Beschlossen werden dabei nach § 28 WEG die Vorschüsse aus dem Wirtschaftsplan sowie Nachschüsse oder Anpassungen aus der Jahresabrechnung.
• Die Stellungnahme des Beirats zur Abrechnung, falls es einen Beirat gibt. Was der Beirat dafür prüft, steht im Beitrag zu den Aufgaben des WEG-Beirats.
• Angebote für größere Maßnahmen, möglichst vergleichbar aufbereitet.
• Gutachten, Pläne oder Fotos, wenn es um bauliche Fragen geht.
• Den Stand der Beschlüsse aus der letzten Versammlung: umgesetzt, in Arbeit oder offen.

Vor Ort, online oder beides

Die Gemeinschaft kann beschließen, dass Eigentümer auch ohne Anwesenheit vor Ort teilnehmen und ihre Rechte ganz oder teilweise online ausüben können. Diese hybride Versammlung ist seit der Reform möglich und für viele Gemeinschaften eine echte Erleichterung, gerade wenn Eigentümer nicht in derselben Stadt wohnen.

Seit 2024 kann eine Gemeinschaft mit qualifizierter Mehrheit auch rein virtuelle Versammlungen beschließen, befristet und mit Auflagen, unter anderem zur Vergleichbarkeit mit einer Präsenzversammlung. Ob das für eine Gemeinschaft passt, hängt stark von ihrer Zusammensetzung ab.

Praktisch wichtig bei hybriden Versammlungen: Der Zugang muss vorher getestet sein, die Unterlagen müssen allen gleichzeitig vorliegen, und die Abstimmung muss für Teilnehmende vor Ort und online gleich nachvollziehbar laufen.

Wenn Sie nicht teilnehmen können

Wer nicht kommen kann, lässt sich vertreten. Die Vollmacht braucht Textform, eine E-Mail genügt also grundsätzlich. Manche Gemeinschaftsordnungen beschränken, wer bevollmächtigt werden darf, zum Beispiel auf Angehörige, andere Eigentümer oder die Verwaltung. Ein Blick in die eigene Gemeinschaftsordnung lohnt sich.

Sinnvoll ist eine Vollmacht mit Weisungen je Tagesordnungspunkt. Dann weiß die bevollmächtigte Person, wie sie abstimmen soll, und es gibt hinterher keine Missverständnisse.

Nach der Versammlung

Über die Beschlüsse wird unverzüglich eine Niederschrift erstellt. Sie wird von der Versammlungsleitung, einem Eigentümer und, falls es einen Beirat gibt, vom Beiratsvorsitz oder der Stellvertretung unterschrieben. Zusätzlich führt die Verwaltung eine Beschluss-Sammlung.

Ein Punkt wird oft übersehen: Wer einen Beschluss anfechten will, muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung klagen. Die Frist läuft ab dem Tag der Versammlung, nicht ab dem Zugang des Protokolls. Wer Zweifel an einem Beschluss hat, sollte also nicht auf die Niederschrift warten, sondern sich früh beraten lassen.

Danach beginnt die eigentliche Arbeit: Die Verwaltung setzt die Beschlüsse um, der Beirat hält nach, und die nächste Versammlung beginnt mit dem Stand.

Und wenn die Versammlung über einen Wechsel der Verwaltung entscheiden soll, gelten ein paar zusätzliche Punkte. Die beschreiben wir im Beitrag zum Wechsel der Hausverwaltung.

Checkliste für die Vorbereitung

Zeitpunkt	Aufgabe	Wer
6 bis 8 Wochen vorher	Termin und Ort festlegen, Themen sammeln, Angebote einholen	Verwaltung, Beirat
4 bis 5 Wochen vorher	Tagesordnung und Beschlussanträge abstimmen, Beirat prüft die Abrechnung	Verwaltung, Beirat
Mindestens 3 Wochen vorher	Einladung in Textform mit Tagesordnung und Unterlagen versenden	Verwaltung
Bis zur Versammlung	Unterlagen lesen, Fragen notieren, bei Abwesenheit Vollmacht mit Weisungen erteilen	Eigentümer
Am Tag	Zugang für die Online-Teilnahme prüfen, Anwesenheit und Vollmachten erfassen	Verwaltung
Unverzüglich danach	Niederschrift erstellen und unterschreiben, Beschluss-Sammlung ergänzen	Verwaltung, Beirat
Innerhalb eines Monats	Anfechtungsfrist im Blick behalten	Eigentümer

Wie wir Versammlungen vorbereiten

Bei Zenveo stimmen wir Tagesordnung und Beschlussvorlagen vorab mit dem Beirat ab und verschicken sie mit den Unterlagen, die für eine Entscheidung nötig sind. Wo die Gemeinschaft das beschlossen hat, können Eigentümer vor Ort oder digital teilnehmen. Einladung, Unterlagen und Beschlussvorlagen liegen vorab in unserer App und Plattform, ebenso später die Protokolle. So weiß jeder Eigentümer, worüber abgestimmt wird, und nicht nur der Beirat. Mehr dazu auf unserer Seite zur WEG-Verwaltung.