Referenz · advita / Zusammen Zuhause
In 3 Monaten zum Regelbetrieb.
Übernahme der kompletten Verwaltung von rund 70 Pflege- und Betreutes-Wohnen-Standorten, inklusive Finanzbuchhaltung, Vorgangsmanagement und Kautionsbestand.
Die Objekte
Denkmal, Neubau, Pflege: ein Bestand.
Vom denkmalgeschützten Postgebäude bis zum Neubau mit Balkon an jeder Wohnung: Der Bestand ist so heterogen wie die Prozesse, die er braucht.
Rund 70 Standorte für Pflege und Betreutes Wohnen, gemeinsam übernommen zu einem Stichtag.
Übernahme · Tag 1 – 90
Von der Unterschrift zum Regelbetrieb.
Drei Schritte in drei Monaten, parallel zum vollen Tagesgeschäft und zur Übergabe der Unterlagen. Am Ende läuft die Verwaltung vollständig produktiv.
1
Tag 1 – 14
Vorbereitung
Zwei Wochen, um Daten, Postfach und Konten aufzusetzen.
- Tag 1
MeilensteinVerwaltungsvertrag unterschrieben.
- Tag 7
StammdatenAlle Stammdaten sind bereinigt und in unsere Datenstruktur überführt: Objekte, Gebäude, Einheiten und Mietverträge, im Verwaltungssystem angelegt.
- Tag 8
KommunikationPostfach live. In der ersten Woche kommen rund 700 Mails und Vorgänge an, dazu viele Anrufe. Parallel wird der Rechnungseingang vorsortiert.
- Tag 13
BuchhaltungFür jedes Objekt ist ein eigenes Bankkonto angelegt.
2
Tag 15 – 49
Integration
Die Mieten laufen weiter, während im Hintergrund migriert wird.
- Tag 17
PrüfungEin kurzfristig zusammengestelltes Einsatzteam gleicht alle Sollstellungen manuell ab. Alles stimmt auf den Cent, keine Zahlung bleibt ungeklärt.
- Tag 42
ArchivAlle Dokumente kommen per Datentransfer bei uns an. Schon am nächsten Tag liegen sie im digitalen Archiv, einsehbar für jede Person mit Zugang.
3
Tag 50 – 90
Go-live
Aus dem Projekt wird Regelbetrieb: Buchhaltung und Zahlungsverkehr laufen produktiv.
- Tag 50 – 56
BuchhaltungErster produktiver DATEV-Export in die Finanzbuchhaltung: Buchungsstapel sowie Debitoren und Kreditoren.
- Tag 51
MeilensteinErster SEPA-Lastschrifteinzug über alle Mieter. Der größte Meilenstein der gesamten Übernahme.
- Tag 61 – 90
ProduktDas Reporting läuft automatisiert: Belegung, Leerstandsquote, Ein- und Auszüge und Kostenstellen.
Automatisierungen & Entwicklungen
Maßgeschneidert für den Kunden.
Wo verfügbare Softwarelösungen an ihre Grenzen kommen, entwickeln wir selbst: zugeschnitten auf die Prozesse des Kunden.
Personalisierter DATEV-Export
Jede Buchung landet automatisch auf der richtigen Kostenstelle von advita, sauber aufbereitet für die Finanzbuchhaltung. Per Checksumme für beide Seiten prüfbar und seit dem ersten Lauf ohne Ausfall.
produktiv seit Tag 50
Digitaler Mietvertrag
Nach dem Vermietungsprozess des Kunden modelliert: Objektdarstellung, Einheitenauswahl je Nutzungsart, Staffelmiete und Dokumente je Person. Das Betreuungsteam vor Ort schließt Verträge direkt digital ab.
gestartet in Monat 5
Reportings & Dashboards
Belegung, Leerstandsquote, Ein- und Auszüge und Kostenstellen tagesaktuell im Portal, dazu ein Bewegungs-Dashboard. Ersetzt die manuelle Auswertung vollständig. Zusätzlich angefragte Auswertungen liefern wir innerhalb weniger Stunden, und das von Anfang an.
automatisiert seit Monat 3
Eine Datenbasis
Stammdaten und Buchhaltung laufen in einem geschlossenen Kreislauf. Alle 13.000 Sollstellungen des ersten Monats haben wir vor dem ersten Einzug geprüft, und die Daten landen in der Finanzbuchhaltung des Kunden genau so wie gewohnt.
geprüft vor dem ersten Einzug an Tag 51
Digitales Archiv
Alle übertragenen Unterlagen liegen in einem Archiv, schon bei der Übertragung für alle Beteiligten zum Lesen freigeschaltet.
live seit Tag 43
Kautions-Ledger
Der gesamte Kautionsbestand ist strukturiert erfasst, mit klaren Regeln für Einzug, Einbehalt und Auszahlung, wöchentlichem Bank-Export und automatisierten Workflows.
live im ersten Jahr
Stimmen
Aus dem Projekt.
Maximilian Werner
CTO
Mit dem Regelbetrieb fing die eigentliche Arbeit erst an. Seit dem ersten Tag entwickeln wir gemeinsam mit advita weiter: vom digitalen Mietvertrag bis zu individuellen Auswertungen. Jede Lösung entsteht aus einem echten Ablauf vor Ort.
„Die Zusammenarbeit mit advita baute von Beginn an auf gegenseitigem Vertrauen auf. Diesen Vorschuss wollten wir mit Ergebnissen zurückgeben: mit einer Übernahme, die für die Bewohnerinnen und Bewohner reibungslos lief, und einer Verwaltung, auf die sich beide Seiten jeden Tag verlassen können.“
„Nach 25 Jahren im operativen Geschäft weiß ich: Im Seniorenwohnen zählen verlässliche Abläufe und klare Kommunikation mehr als irgendwo sonst. Bewohnerinnen und Bewohner, Angehörige und Teams vor Ort müssen sich darauf verlassen können. Das war uns von Beginn an besonders wichtig.“
Und Ihr Bestand?
Wir zeigen Ihnen im Detail, wie wir in Ihrem Portfolio Mehrwerte schaffen können.
Ihre Ansprechperson
Moritz Aepfelbacher
CEO