Wechsel der Hausverwaltung für WEGs und Einzeleigentümer

Die meisten Eigentümer wechseln ihre Verwaltung nicht wegen eines einzelnen Fehlers, sondern nach Jahren kleiner Enttäuschungen: E-Mails ohne Antwort, eine Abrechnung, die niemand versteht, eine Sanierung, die seit drei Versammlungen vertagt wird. Der Wechsel selbst ist dann oft einfacher als befürchtet. Schwierig wird er nur, wenn niemand die Übergabe plant.

Wann ein Wechsel sinnvoll ist

Ein schlechter Monat ist noch kein Grund. Ernst wird es, wenn sich Muster zeigen:

• Anfragen bleiben regelmäßig liegen, und niemand fühlt sich zuständig.
• Abrechnungen kommen spät, sind schwer nachvollziehbar oder enthalten wiederholt Fehler.
• Beschlüsse werden nicht oder nur zögerlich umgesetzt.
• Instandhaltung passiert nur, wenn etwas kaputt ist, nicht vorausschauend.
• Fristen werden versäumt, etwa bei der Einladung zur Versammlung oder bei der Betriebskostenabrechnung.

Wer mehrere dieser Punkte wiedererkennt, sollte nicht bis zum Vertragsende warten, sondern früh anfangen, den Wechsel vorzubereiten.

Welcher Fall liegt bei Ihnen vor?

Der Weg hängt davon ab, was verwaltet wird:

Fall	Wer entscheidet	Worum es geht
WEG-Verwaltung	Die Eigentümerversammlung per Beschluss	Abberufung der bisherigen und Bestellung der neuen Verwaltung für das Gemeinschaftseigentum
Mietverwaltung eines ganzen Hauses	Der Eigentümer allein	Kündigung des Verwaltungsvertrags nach den vereinbarten Fristen
Sondereigentumsverwaltung einer vermieteten Wohnung	Der Eigentümer der Wohnung allein	Kündigung des Vertrags für die Wohnung, die WEG-Verwaltung bleibt davon unberührt

Der Weg für Eigentümergemeinschaften

Abberufung und Bestellung

Seit der WEG-Reform 2020 kann die Gemeinschaft ihre Verwaltung jederzeit abberufen, ein wichtiger Grund ist dafür nicht mehr nötig (§ 26 WEG). Der Verwaltungsvertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Oft ist es einfacher: Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre befristet, und die Gemeinschaft bestellt zum Ende der Amtszeit schlicht eine andere Verwaltung.

Beschlossen wird in der Eigentümerversammlung. Damit der Beschluss trägt, sollte die Einladung die Punkte klar benennen:

1. Abberufung der bisherigen Verwaltung zu einem bestimmten Datum, falls ihre Amtszeit nicht ohnehin endet.
2. Bestellung der neuen Verwaltung, mit Beginn und Dauer.
3. Abschluss des Verwaltungsvertrags zu den Bedingungen des vorliegenden Angebots.
4. Wer den Vertrag für die Gemeinschaft unterschreibt. Das ist in der Regel der Beiratsvorsitz, sonst ein dazu ermächtigter Eigentümer.

Wie Einladung, Fristen und Beschlussanträge im Einzelnen aussehen, beschreiben wir im Beitrag zur Vorbereitung von Eigentümerversammlungen. Weigert sich die bisherige Verwaltung pflichtwidrig, eine Versammlung einzuberufen, kann auch der Beiratsvorsitz oder die Stellvertretung einladen.

Angebote vergleichen

Für die Neubestellung sollten den Eigentümern mehrere Angebote vorliegen. Das ist nicht nur sinnvoll, es wird bei der Bestellung einer neuen Verwaltung in der Regel auch erwartet, damit der Beschluss nicht angreifbar ist. Vergleichen Sie dabei nicht nur das Honorar:

• Wer ist die feste Ansprechperson für das Objekt, und wie erreichen Eigentümer und Bewohner die Verwaltung?
• Wie laufen Abrechnung, Wirtschaftsplan und Versammlungen ab, und was davon ist digital einsehbar?
• Ist die Verwaltung zertifiziert? Seit Dezember 2023 können Wohnungseigentümer grundsätzlich eine zertifizierte Verwaltung nach § 26a WEG verlangen.
• Welche Leistungen sind im Grundhonorar enthalten, und was wird gesondert berechnet?

Viele Verwaltungen stellen sich vor der Versammlung dem Beirat oder der ganzen Gemeinschaft vor. Das lohnt sich, denn so lernt man die Menschen kennen, mit denen man die nächsten Jahre arbeitet.

Der Weg für Einzeleigentümer

Wer ein ganzes Haus vermietet oder eine einzelne Wohnung verwalten lässt, entscheidet allein. Entscheidend ist der Verwaltungsvertrag: Laufzeit, Kündigungsfrist und die vereinbarte Form der Kündigung. Kündigen Sie so, dass Sie den Zugang nachweisen können, und legen Sie den Übergabestichtag gleich mit fest.

Zwei Punkte verdienen bei der Mietverwaltung besondere Aufmerksamkeit:

• Betriebskostenabrechnung: Die Abrechnung für die Mieter muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen (§ 556 BGB). Klären Sie, wer die Abrechnung für das laufende und das vergangene Jahr erstellt, damit keine Frist zwischen alter und neuer Verwaltung verloren geht.
• Mietkautionen: Kautionen gehören getrennt vom übrigen Vermögen angelegt. Beim Wechsel sollten Sie sich Bestand und Anlage je Mieter nachweisen lassen.

Die Mieter erhalten nach dem Wechsel ein Schreiben mit den neuen Kontaktwegen und, falls sie sich ändert, der neuen Bankverbindung für die Miete.

Die Übergabe: was mitgehen muss

Der eigentliche Wechsel passiert in der Übergabe. Die alte Verwaltung gibt alles heraus, was sie für die Gemeinschaft oder den Eigentümer geführt hat. Diese Liste hilft beim Abgleich:

Bereich	Was übergeben wird
Grundlagen	Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, Pläne, Grundbuchauszüge, Schlüssel
Beschlüsse	Protokolle, Beschluss-Sammlung, laufende Anfechtungen oder Verfahren
Finanzen	Kontoauszüge, Buchhaltung, Belege, Abrechnungen und Wirtschaftspläne der Vorjahre, offene Posten
Konten	Stand von Hausgeld- und Rücklagenkonto, Umstellung der Verfügungsberechtigung
Verträge	Versicherungen, Wartung, Hausmeister und Reinigung, Energie und Versorger
Laufende Vorgänge	Offene Schäden und Aufträge, Gewährleistungsfristen, Korrespondenz mit Behörden
Mietverwaltung	Mietverträge und Mieterakten, Kautionen, Betriebskostenabrechnungen, laufende Mahnungen

Drei Dinge sorgen bei Übergaben am häufigsten für Ärger:

• Konten: Die Gelder einer Eigentümergemeinschaft gehören der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Liegen sie auf einem Konto, das auf die Gemeinschaft läuft, wird nur die Verfügungsberechtigung umgestellt. Liegen sie auf einem Konto der alten Verwaltung, müssen sie vollständig überwiesen werden. Je nach Konstellation müssen auch Lastschriftmandate für das Hausgeld neu eingeholt werden.
• Die Abrechnung des Wechseljahres: Wer die Jahresabrechnung für das Jahr des Wechsels oder das Vorjahr erstellt, ist eine häufige Streitfrage. Regeln Sie das ausdrücklich, am besten schon im Beschluss oder im Vertrag. Ein Wechsel zum Jahresende macht die Abgrenzung am einfachsten.
• Laufende Verträge: Versicherungen und Wartungsverträge laufen auf die Gemeinschaft oder den Eigentümer und enden nicht mit dem Wechsel der Verwaltung. Die neue Verwaltung muss sie aber kennen, um Fristen und Leistungen im Blick zu behalten.

Halten Sie in einem Übergabeprotokoll fest, was geliefert wurde, was fehlt und was strittig ist. Fehlende Unterlagen lassen sich später nur mühsam beschaffen. Verweigert die bisherige Verwaltung die Herausgabe, ist das ein Fall für rechtliche Beratung.

Nach dem Wechsel

In den ersten Wochen verschafft sich die neue Verwaltung einen Überblick: Unterlagen sichten, Konten abstimmen, das Objekt begehen, offene Vorgänge übernehmen. Eigentümer, Bewohner und Dienstleister erfahren, wie sie die neue Verwaltung erreichen. Planen Sie als Beirat oder Eigentümer nach etwa drei Monaten ein Gespräch ein, in dem die offenen Punkte aus der Übergabe durchgegangen werden.

Wie wir die Übernahme bei großen Beständen mit mehreren hundert oder tausend Einheiten als Projekt strukturieren, beschreibt der Beitrag zum 90-Tage-Onboarding. Die Grundsätze gelten im Kleinen genauso.

Wie der Wechsel zu Zenveo abläuft

Am Anfang steht ein Kennenlerngespräch, danach erstellen wir ein persönliches Verwaltungsangebot, für Eigentümergemeinschaften so, dass es in der Versammlung vorgelegt werden kann. Wir unterstützen Beirat und Eigentümer bei der Vorbereitung und prüfen Fristen. Nach dem Beschluss oder der Beauftragung treten wir mit der bisherigen Verwaltung in Kontakt und übernehmen Unterlagen, Daten und die Kommunikation rund um den Wechsel. Danach erhalten Eigentümer, Beirat und Bewohner digitale Zugänge, und jedes Objekt hat eine feste Ansprechperson. Zenveo ist Mitglied im Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) , unsere WEG-Verwaltung arbeitet mit Zertifizierten Verwaltern (IHK) nach § 26a WEG. Mehr zur WEG-Verwaltung und zur Mietverwaltung für Hauseigentümer.