Professionelle Unterstützung essentiell für Hausverwaltung?

Eine Eigentümerin kauft eine vermietete Wohnung und verlässt sich auf die Hausverwaltung. Dann schreibt der Mieter: Die Badtür schließt nicht, die Nebenkostenabrechnung fehlt. Die Hausverwaltung antwortet, dafür sei sie nicht zuständig, und sie hat recht.

Zwei Aufträge, zwei Auftraggeber

„Hausverwaltung“ ist ein Sammelbegriff für zwei sehr verschiedene Aufträge. Wer den Unterschied kennt, weiß, was er erwarten kann und was er selbst regeln muss.

WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung arbeitet für die Wohnungseigentümergemeinschaft, also für alle Eigentümer eines aufgeteilten Hauses zusammen. Sie wird von der Gemeinschaft per Beschluss bestellt (§ 26 WEG) und kümmert sich um das gemeinschaftliche Eigentum: Dach, Fassade, Treppenhaus, Heizung, Leitungen, Außenanlagen.

Zu ihren Kernaufgaben gehören:

• die Eigentümerversammlung einberufen, leiten und protokollieren, mindestens einmal im Jahr (§ 24 WEG),
• den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung erstellen, dazu den Vermögensbericht (§ 28 WEG),
• das Hausgeld einziehen und die Konten der Gemeinschaft führen,
• Beschlüsse umsetzen und die Beschlusssammlung führen,
• Instandhaltung am Gemeinschaftseigentum organisieren, Verträge mit Dienstleistern betreuen, Versicherungsschäden abwickeln.

Kleinere Maßnahmen darf die Verwaltung selbst entscheiden. Alles Wesentliche beschließt die Gemeinschaft in der Versammlung. Mit den Mietern einzelner Eigentümer hat die WEG-Verwaltung vertraglich nichts zu tun.

Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung

Die Mietverwaltung arbeitet für einen einzelnen Eigentümer und kümmert sich um seine Mietverhältnisse. Das kann ein ganzes Mehrfamilienhaus sein, dann ist sie oft die einzige Verwaltung im Haus. Oder es ist eine einzelne vermietete Eigentumswohnung. Dann spricht man von Sondereigentumsverwaltung, kurz SEV. Sie ist ein eigener Vertrag mit dem einzelnen Eigentümer und kein Teil der WEG-Verwaltung, auch wenn beides manchmal dieselbe Firma übernimmt.

Typische Aufgaben:

• Mieteingänge überwachen, Rückstände anmahnen,
• die Betriebskostenabrechnung für die Mieter erstellen, innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB),
• Mieteranliegen und Schäden in der Wohnung bearbeiten,
• Mieterwechsel begleiten: Vermarktung, Besichtigungen, Mietvertrag, Übergabe und Abnahme,
• Kaution verwalten, Mieterhöhungen vorbereiten.

In der SEV kommt eine Übersetzungsaufgabe hinzu: Die Jahresabrechnung der WEG ist keine Betriebskostenabrechnung. Sie enthält Positionen, die nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen, etwa Verwaltungskosten oder die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Die Sondereigentumsverwaltung macht daraus eine korrekte Abrechnung für den Mieter.

Für die Eigentümerin aus dem Beispiel heißt das: Die Badtür und die Nebenkostenabrechnung sind ihre Sache als Vermieterin. Entweder sie erledigt beides selbst, oder sie beauftragt eine Sondereigentumsverwaltung.

Kaufmännisch, technisch, rechtlich

Quer zu beiden Arten lässt sich die Arbeit einer Verwaltung in drei Bereiche teilen.

Kaufmännisch: Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Wirtschaftsplan, Abrechnungen, Vertragsverwaltung. Hier entscheidet sich, ob Eigentümer ihren Zahlen trauen können.

Technisch: Begehungen, Wartungen, Schadensbearbeitung, Angebote einholen und vergleichen, Handwerker steuern, Arbeiten abnehmen, Instandhaltung planen. Hier entscheidet sich, in welchem Zustand das Haus in zehn Jahren ist.

Rechtlich: Versammlungen und Beschlüsse formal korrekt vorbereiten, Fristen einhalten, Mietverträge und Abrechnungen rechtssicher gestalten, Versicherungsfälle begleiten. Eine Verwaltung ersetzt keine Anwältin, aber sie muss wissen, wann eine gebraucht wird. Bei konkreten Streitfällen gehört die Frage in die Hand einer Rechtsberatung.

Eine gute Verwaltung ist in allen drei Bereichen verlässlich. Viele sind in einem stark und in den anderen dünn besetzt, und genau das spüren Eigentümer im Alltag.

Woran Sie eine gute Verwaltung erkennen

Diese Fragen lohnen sich vor jedem Verwaltungsvertrag und auch nach ein paar Jahren Zusammenarbeit:

• Gibt es eine feste Ansprechperson für das Objekt, mit geregelter Vertretung?
• Kommen Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan bzw. Betriebskostenabrechnung pünktlich und nachvollziehbar?
• Liegen die Gelder der Gemeinschaft auf einem Konto, das auf die Gemeinschaft lautet?
• Können Eigentümer Belege, Verträge und Protokolle einsehen, ohne lange nachzufragen?
• Gibt es einen Instandhaltungsplan über mehrere Jahre, der zur Höhe der Rücklage passt?
• Werden Beschlüsse zügig umgesetzt, und ist die Beschlusssammlung aktuell?
• Werden Schäden erkennbar bearbeitet, und sieht man den Stand?
• Ist klar geregelt, was zur Grundleistung gehört und was extra kostet?
• Kann die Verwaltung eine Gewerbeerlaubnis als Wohnimmobilienverwaltung und eine Berufshaftpflichtversicherung nachweisen?
• Ist sie zertifiziert oder Mitglied in einem Fachverband wie dem Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV)?

Zur Zertifizierung: In der WEG können Eigentümer seit Dezember 2023 grundsätzlich verlangen, dass die Gemeinschaft eine zertifizierte Verwaltung bestellt. Wer den Nachweis hat, darf sich „Zertifizierter Verwalter (IHK)“ nennen (§ 26a WEG). Ausnahmen gibt es für kleine Gemeinschaften, in denen ein Eigentümer selbst die Verwaltung übernimmt.

Wer bei mehreren Punkten mit Nein antwortet, sollte das Gespräch mit der Verwaltung suchen oder über einen Wechsel nachdenken. Wie ein Wechsel der Hausverwaltung Schritt für Schritt abläuft, beschreiben wir in einem eigenen Beitrag.

Wann Selbstverwaltung an Grenzen stößt

Selbst verwalten ist nicht verboten, und es funktioniert in manchen Fällen gut. Eine vermietete Wohnung in der Nähe, ein Mieter, der seit Jahren zuverlässig zahlt, und ein Eigentümer, der sich gern kümmert: Das kann über Jahre laufen.

Schwierig wird es an bestimmten Punkten:

• Entfernung: Wer nicht in der Nähe wohnt, kann weder schnell nach einem Wasserschaden schauen noch eine Übergabe selbst machen.
• Menge: Ab mehreren Einheiten wird aus Nebenbei ein Nebenjob, mit Abrechnungen, Mahnungen und Handwerkerterminen.
• Abrechnungen: Eine fehlerhafte oder verspätete Betriebskostenabrechnung kostet Geld. Nach Ablauf der Frist sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.
• Mieterwechsel und Konflikte: Vermarktung, Auswahl, Vertrag, Übergabe und im schlechten Fall Rückstände oder Streit brauchen Zeit und Nerven.
• Regeln, die sich ändern: Mietrecht, Heizkosten, Energieausweis, Rauchwarnmelder, Trinkwasser. Wer das nebenbei verfolgt, übersieht leicht etwas.

In der WEG ist Selbstverwaltung vor allem in kleinen Gemeinschaften verbreitet. Sie hängt dann meist an einer Person, die viel Zeit investiert. Fällt sie aus oder will nicht mehr, steht die Gemeinschaft ohne eingespielte Abläufe da. Spätestens bei größeren Maßnahmen wie einer Dach- oder Heizungssanierung merken viele Gemeinschaften, dass ehrenamtliche Verwaltung an ihre Grenze kommt.

Wie Zenveo arbeitet

Zenveo verwaltet rund 10.000 Einheiten aus Büros in Berlin, Leipzig und München. Wir sind Mitglied im VDIV, und in unserem Team arbeiten Zertifizierte Verwalter (IHK) nach § 26a WEG. Jedes Objekt hat eine persönliche Ansprechperson, dazu kommen ein KI-Assistent und ein Notfallservice. Eigentümer finden Unterlagen und Abrechnungen in unserer digitalen Eigentümerplattform, Wohnungseigentümer und Bewohner melden Anliegen in unserer App und sehen, wie weit die Bearbeitung ist.

Was wir für Gemeinschaften tun, steht auf der Seite zur WEG-Verwaltung, für vermietete Häuser auf der Seite zur Mietverwaltung für Hauseigentümer. Wer wir sind und wie wir arbeiten, erzählen wir auf Über uns.