Property Manager wechseln: So läuft eine Mandatsübernahme

Kaum ein Asset-Manager wechselt den Property Manager gern. Ein Wechsel bindet Zeit, verunsichert Mieter und Dienstleister und birgt das Risiko, dass in der Übergabe etwas verloren geht. Trotzdem ist ein Wechsel oft die bessere Entscheidung als ein weiteres Jahr mit Reportings, die nachgearbeitet werden müssen. Entscheidend ist, dass er geplant wird: von der Prüfung des alten Vertrags über die Auswahl bis zum Stichtag.

Dieser Beitrag beschreibt den Weg bis zum ersten Tag der neuen Verwaltung. Was danach in den ersten drei Monaten passiert, steht in unserem Beitrag zum 90-Tage-Onboarding.

Woran Sie merken, dass es Zeit ist

Selten ist es ein einzelner Fehler. Meist sind es Muster, die sich über Monate wiederholen:

• Das Reporting kommt spät oder muss nachgearbeitet werden. Wer jeden Monat Zahlen abstimmt, bevor er sie weitergeben kann, verwaltet die Verwaltung.
• Offene Posten sind nicht erklärbar. Rückstände tauchen auf, ohne dass jemand sagen kann, seit wann und warum.
• Ansprechpersonen wechseln ständig. Jede neue Person muss das Portfolio erst kennenlernen, und Wissen geht mit jedem Wechsel verloren.
• Fristen werden knapp. Betriebskostenabrechnungen kommen kurz vor Ablauf der Frist oder danach.
• Es kommen Rückfragen statt Vorschläge. Eine gute Verwaltung meldet sich mit einer Lösung, nicht mit einem Problem.

Treffen zwei oder drei dieser Punkte zu, lohnt sich ein strukturierter Blick auf die Alternativen.

Den bestehenden Vertrag prüfen

Bevor Sie mit Anbietern sprechen, sollten Sie wissen, wann und wie Sie aus dem bestehenden Vertrag herauskommen. Wichtig sind vor allem:

• Laufzeit und Kündigungsfrist. Viele Verträge verlängern sich automatisch. Der realistische Stichtag ergibt sich aus der Frist, nicht aus dem Wunschtermin.
• Herausgabe der Unterlagen. Die bisherige Verwaltung muss alles herausgeben, was sie für Sie verwaltet hat (§ 675 in Verbindung mit § 667 BGB). Gut ist ein Vertrag, der zusätzlich Format, Frist und Mitwirkung bei der Übergabe regelt, also zum Beispiel Datenexporte statt Papierordner.
• WEG-Anteile im Bestand. Gehören Einheiten zu Eigentümergemeinschaften, ist die WEG-Verwaltung ein eigenes Mandat der Gemeinschaft. Sie kann nach § 26 WEG jederzeit abberufen werden, der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate später. Der Wechsel braucht hier einen Beschluss der Eigentümerversammlung.

Die Auswahl: worauf es ankommt

Präsentationen ähneln sich. Aussagekräftiger sind die Dinge, die ein Anbieter vor Vertragsschluss konkret zeigen kann:

• Eine Referenz in vergleichbarer Größe und Nutzungsart. Wer 300 Einheiten in einer Stadt verwaltet, hat andere Abläufe als jemand, der 70 Standorte im ganzen Bundesgebiet betreut.
• Ein Musterreporting in Ihrem Format. Nicht das Standard-PDF des Anbieters, sondern ein Monatsbericht nach Ihren Vorgaben, am besten mit Beispieldaten aus Ihrem Bestand.
• Ein Übernahmeplan mit Terminen. Wer erst nach der Unterschrift über die Übernahme nachdenkt, beginnt zu spät.
• Die Systemfrage. Welche Ihrer Systeme werden angebunden, und wie? Das gehört in ein kurzes Systemaudit vor dem Vertrag, nicht in die Testphase danach.
• Das Team, das später arbeitet. Lernen Sie die Menschen kennen, die Ihr Mandat im Alltag betreuen, nicht nur den Vertrieb.

Die Ausschreibung schlank halten

Eine gute Ausschreibung braucht keinen Aktenschrank. Für ein belastbares Angebot reichen meist eine Objektliste mit Einheiten und Nutzungsarten, die Eckdaten der Mietverträge, eine Beschreibung Ihrer Systemlandschaft und Ihrer Reporting-Anforderungen sowie die gewünschten Service-Level. Drei bis vier Anbieter genügen. Bitten Sie alle, dieselben Fragen in derselben Struktur zu beantworten, dann lassen sich die Antworten vergleichen.

Was vor dem ersten Tag geregelt sein muss

Zwischen Unterschrift und Stichtag liegen die Wochen, in denen sich entscheidet, ob die Übernahme ruhig läuft. Bis zum ersten Tag sollten feststehen:

• Der Stichtag für den Übergang von Zahlungsverkehr und Zuständigkeit.
• Die Kontenstruktur: Mietkonten, Kautionskonten und Lastschriftmandate, inklusive der Frage, wer wann umstellt.
• Vollmachten gegenüber Banken, Versorgern und Dienstleistern.
• Das Mieteranschreiben mit neuen Kontaktwegen und gegebenenfalls neuer Bankverbindung.
• Die Übergabeliste mit offenen Vorgängen, laufenden Mahnverfahren, Schäden und Fristen, jeweils mit Stand und nächstem Schritt.

Je vollständiger diese Liste ist, desto weniger Altlasten wandern unbemerkt in den neuen Betrieb.

Die ersten 90 Tage

Ab dem Stichtag beginnt die eigentliche Übernahme: Datenmigration mit Prüfung, Umstellung des Zahlungsverkehrs, Aufbau des Reportings und Begehung der Objekte. Wie wir diese Phase in drei Abschnitte gliedern und woran Sie nach 90 Tagen messen, ob sie gelungen ist, beschreibt der Beitrag zum 90-Tage-Onboarding.

Wie wir Mandate übernehmen

Für advita / Zusammen Zuhause haben wir rund 70 Standorte für Pflege und Betreutes Wohnen übernommen, in 90 Tagen von der Unterschrift zum Regelbetrieb. Wie das im Einzelnen lief, zeigt die Referenz advita. Die Eckpunkte unseres Angebots für große Bestände finden Sie unter Portfolioverwaltung. Wenn Sie einen Wechsel prüfen, sprechen wir gern vertraulich über Ihr Portfolio: Gespräch anfragen.